Vous devez vous rendre prochainement à Paris pour un voyage d’affaires et vous ne savez pas trop comment vous organiser, pas de panique ! Voici un petit mode d’emploi qui vous permettra d’organiser en toute quiétude votre venue, mais également votre séjour dans la capitale française.
Préparer un voyage d’affaires à Paris, ça ne s’improvise pas !
À l’heure où l’économie s’est totalement mondialisée, les déplacements professionnels à l’étranger sont devenus une banalité pour de nombreux cadres en entreprise. Pour autant, préparer un voyage d’affaires à Paris nécessite une vraie organisation.
En effet, quelle que soit la durée de votre séjour professionnel à Paris, il est indispensable de bien le préparer en amont afin d’éviter toute mauvaise surprise qui pourrait vous coûter de l’argent ou vous faire perdre un temps précieux.
Aussi, sans tarder, achetez les billets d’avion qui vous permettront de rallier Paris au plus tard la veille de votre première réunion afin que vous ayez le temps de vous installer. Une fois votre vol réservé vient le temps de préparer le départ.
Veillez avant tout à ce que tous vos documents administratifs soient bien en cours de validité. Passeport et permis de conduire international seront indispensables. Un visa court séjour peut également vous être demandé, mais cela dépend de votre pays d’origine et des accords internationaux existants.
La souscription d’une assurance professionnelle vous couvrant lors de vos déplacements à l’étranger pourra aussi être utile. Ainsi, en cas de souci de santé sur le sol français, les démarches administratives seront plus simples. Et l’on ne peut que vous conseiller de scanner tous les documents évoqués et de vous les adresser par email afin de les avoir à Paris en cas de perte ou de vol de vos bagages. Mieux vaut être prévoyant !
Choisir un hôtel pour son voyage d’affaires à Paris, une étape à ne pas négliger
Si vous avez pris le temps de bien préparer votre départ chez vous, il n’aura pas fallu oublier une étape fondamentale de l’organisation de votre voyage d’affaires à Paris : le choix et la réservation de votre hôtel. Bien entendu, l’idée est que votre hôtel soit situé à un emplacement stratégique pour vous faciliter les déplacements durant votre séjour.
Pour vous aider à trouver l’hôtel idéal à Paris, n’hésitez pas à vous munir d’un plan de Paris incluant les lignes de RER et métro puis repérez sur celui-ci vos lieux de réunion ainsi que toutes les destinations où vous devrez vous rendre durant votre voyage d’affaires à Paris. Ce petit schéma réalisé, vous devriez savoir assez facilement les arrondissements à cibler pour trouver le point de chute idéal pour votre séjour professionnel à Paris.
Vous pouvez également vous rendre sur un comparateur d’hôtels sur Internet. Effectuez d’abord un tri par quartier puisque vous avez déterminé les arrondissements qui vous permettraient d’optimiser votre temps de transport pour vous rendre à vos différents rendez-vous professionnels et choisissez ensuite l’hôtel le plus adapté à votre recherche. Parmi les critères à prendre en compte, le prix, la gamme ou les services disponibles. Par exemple, si votre rendez-vous a lieu dans le 6ème arrondissement de Paris et que vous souhaitez privilégier le confort et le service vous pourrez profiter de l’hôtel Prince de Condé.
Il ne vous reste plus qu’à effectuer le bon choix, mais rassurez-vous les hôtels parisiens sont connus pour leur confort et pour l’importance qu’ils accordent à chouchouter leurs clients.
Organiser un voyage d’affaires à Paris n’est pas de tout repos. Toutefois, en réservant à l’avance vos billets d’avion, en préparant au mieux votre départ en vous assurant que vos papiers d’identité sont en règle et en choisissant un hôtel vous permettant d’optimiser le temps de vos déplacements dans la capitale, vous aurez respecté les bases d’une bonne organisation de séjour professionnel. Et si toutefois cela vous paraît compliqué, n’hésitez pas à déléguer cette lourde tâche à un organisme professionnel habitué à mener de telles missions.
