Le partage de fichiers en entreprise est une préoccupation majeure à l’époque actuelle. Les employés doivent consulter des fichiers et les modifier en temps réel. Le papier ne peut plus assurer cette fonction. De nombreuses solutions physiques et on line permettent de consulter, supprimer, transformer ou modifier des fichiers et dossiers. La clé usb est le support physique par excellence pour le stockage de données. De petite taille, elle peut être emportée partout et utilisée par tous. En ligne, le Cloud Computing offre une véritable révolution en matière de partage de dossiers. Parallèlement, Dropbox et Google Drive présentent des fonctionnalités utiles, mais incomplètes.
Les clés usb pour le partage de fichiers
La clé usb permet de stocker des fichiers. Elle est très simple d’utilisation puisqu’il suffit de la brancher à un port USB pour y transférer toutes sortes de données. Elle est le support physique le plus utilisé en entreprise depuis son invention. Certaines ont de très grandes capacités de stockage qui peuvent atteindre jusqu’à 1 To (1 000 000 000 000 octects). L’avantage de la clé usb est qu’elle permet de consulter les mêmes fichiers simultanément. Il suffit simplement que le fichier à ouvrir soit présent sur toutes les clés usb des utilisateurs concernés. Sa petite taille est idéale pour la conserver au bureau, dans sa poche ou même en porte-clés. Son prix est abordable pour toutes les entreprises, que ce soit les PME ou les multinationales.
Les différents Cloud
Le Cloud (Nuage en français) est un nouveau système de stockage en ligne. Ce stockage ne concerne pas uniquement les dossiers mais tout ce que vous avez à partager. On peut accéder à des ressources informatiques stockées à travers Internet. Certaines fonctions sont totalement gratuites, d’autres avec un niveau de service élevé sont payantes. Les données sont accessibles partout et sur n’importe quel support : Smartphones, tablettes, PC, Mac, consoles de jeux,… Toutes les données sont stockées dans des datacenters. Aujourd’hui, Apple et Microsoft ont créé leur propre Cloud Computing : le iCloud et le Skydrive. Dans ce cas, les données sont accessibles uniquement par les détenteurs de produits Apple et Microsoft.
Le partage avec Dropbox
Dropbox est un logiciel qui permet de partager des fichiers et des dossiers en ligne. Ils sont accessibles par un groupe d’utilisateurs. Dropbox est massivement utilisé à titre professionnel. Il suffit qu’une personne nommée propriétaire créé un dossier et attribue des rôles précis à chaque utilisateur. Nommés éditeurs ils pourront ajouter, modifier ou supprimer des fichiers. Nommés simples lecteurs, ils pourront uniquement consulter les fichiers. Deux utilisateurs peuvent ouvrir et modifier un fichier partagé simultanément, les modifications seront appliquées dans deux fichiers distincts, ce qui ne permet pas de modifier en groupe et en live un seul fichier.
Le Drive de Google
Le Google Drive est un service de stockage de données. Il permet de consulter, partager et gérer des fichiers et dossiers. Cette application gratuite de Google synchronise les fichiers entre l’ordinateur et la version web du Drive. Lancée en 2012, elle offre un espace de stockage de 15 Go. Elle existe aussi sous forme d’application pour iOS et Android. Le Google Drive est relié aux autres services de Google comme Google Docs. Le Drive a d’autres fonctionnalités idéales pour les entreprises comme :
- La reconnaissance optique qui optimise la gestion documentaire. Elle reconnaît un contenu en texte numérisé grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique des Caractères)
- La consultation de tous types de documents en ligne comme des vidéos HD, des fichiers Adobe Illustrator ou Photoshop (pour les professionnels de la publicité et de la communication).
