La gestion des processus métiers, appelée plus simplement BPM (pour Business Process Management), c’est avant tout un regard omniscient sur l’ensemble des procédures ayant lieu dans la société concernée. Dans un deuxième temps, c’est l’usage de cette vision globale pour optimiser les processus en question et donc améliorer la performance globale de l’entreprise. Enfin, le code de cette méthode de gestion est en accès libre, ce qui signifie qu’une communauté d’utilisateurs expérimentés passe son temps à l’améliorer. Voici donc une brève définition du BPM open source. Voyons maintenant plus en détails l’utilité de ce programme.
Les étapes de son fonctionnement
Tout d’abord, il faut se procurer le BPM open source auprès d’un fournisseur de qualité. Celui-ci vous expliquera ses fonctions générales et ses diverses caractéristiques (par exemple, le fait que le programme puisse être utilisé partout, même sur une tablette ou un smartphone). Mais à partir du moment où vous aurez intégré la chose à votre entreprise, il vous appartiendra d’en faire un outil opérationnel, pratique et exploitable pour l’ensemble de vos collaborateurs et employés.
Comme expliqué plus haut, le but final du programme BPM est d’augmenter les performances et la productivité de l’entreprise, mais aussi ses qualités relationnelles et de communication avec les clients et les partenaires. De même, la communication interne de l’entreprise doit pouvoir faire l’objet d’une optimisation en profondeur. À terme, ce sont tous les aspects de votre société qui doivent être affectés, et ce, pour le meilleur et non pas pour le pire : compréhension des opportunités, meilleur service… Les étapes suivies dans le fonctionnement du BPM open source sont les suivantes :
- Les processus de l’entreprise sont mis en lien avec ses objectifs et avec sa chaîne de valeur. Le programme permet de visualiser et de constater leur pertinence ainsi que l’efficacité du processus choisi : concrètement, un graphique vous sera transmis qui représentera toutes ces choses
- Avant de lancer un nouveau processus, on a désormais la possibilité de calculer le coût de sa mise en place ainsi que les ressources (matérielles, humaines) à mobiliser
- Certains processus peuvent être automatisés, notamment dans le cas où ils interviennent fréquemment
- Un suivi en temps réel du processus et de tous ses paramètres est mis à disposition
- Le programme donne également accès à une interaction permanente avec l’ensemble du système informatique de l’entreprise, de la base de données au système de messagerie en passant par la boîte de dialogue
Les avantages du BPM open source
Parce qu’il est en open source, le BPM jouit d’un statut que ne lui confère pas la formule « propriétaire ». Il peut être paramétré, modifié, amélioré en temps réel et en permanence par des experts, avec l’appui d’une communauté solide et qualifiée. Les membres de cette communauté échangent et collaborent non seulement pour résoudre les bugs et problèmes éventuels, mais ils travaillent aussi à transformer le programme en « super » programme. Et tous ces collaborateurs peuvent en outre étendre à l’infini les capacités de prise en charge et de gestion intelligente de l’outil.
Ensuite, si l’on regarde à nouveau la liste des étapes du fonctionnement d’un BPM open source, on s’aperçoit de deux choses : d’une part, certains processus sont automatisés. Ces procédures sont généralement peu importantes mais nécessaires et chronophages. Concrètement, leur automatisation signifie qu’une ou plusieurs personnes dans l’entreprise auront une tâche de moins à accomplir et pourront donc se concentrer sur d’autres tâches vitales qui ne pourront aboutir sans eux.
Enfin, le BPM open source permet une identification rapide des processus, des problèmes, des objectifs, des opportunités. Car les informations apparaissent sous forme de graphique : un coup d’œil rapide et averti suffit ; il ne vous reste plus ensuite qu’à prendre les décisions en conséquence.
