Les achats indirects, indispensables au fonctionnement de toute entreprise, représentent une source d’économies incommensurable. Encore mal exploitée, la gestion encadrée de ces achats non stratégiques peut en effet permettre d’augmenter considérablement la marge brute de l’entreprise.
Les achats indirects : c’est quoi ?
La catégorie des achats indirects regroupe l’ensemble des achats effectués par l’entreprise pour son fonctionnement mais qui n’entrent pas dans son processus de production. Dans les achats indirects on classe par exemple les fournitures de bureaux, les services d’entretien, la restauration, l’outillage, les services de consulting, la flotte de véhicules, les frais de déplacement etc. Ces achats concernent donc des biens et services très variés, qui sont souvent sporadiques et parfois difficilement prévisibles. Les achats indirects (également appelés achats hors production ou achats non stratégiques) représentent 15 à 50 % du volume total des achats et 10 à 25 % du CA de l’entreprise.
Par opposition aux achats directs (ou achats stratégiques) impliqués dans l’activité-même de l’entreprise (matières premières, pièces, composants etc.), les achats indirects souffrent d’une gestion désorganisée. Ces achats sont en effet éparpillés dans tous les départements de l’entreprise et sont ainsi difficiles à contrôler. Ils dissimulent souvent des coûts cachés et, sans une gestion optimisée, peuvent rapidement devenir un gouffre financier pour l’entreprise.
Comment économiser sur ses achats indirects ?
Centraliser les demandes d’achats
La première étape pour optimiser la gestion des achats non stratégiques concerne la rationalisation de l’approvisionnement. Avant même la négociation des prix avec les fournisseurs, il est important de limiter les demandes d’achats au strict nécessaire en évinçant le superflu. Pour ce faire, la mise à disposition de l’offre complète sous forme de catalogue numérique, Punch-out ou e-boutique est indispensable. Les services ont ainsi accès à l’offre complète du fournisseur et les achats sont centralisés. Il est ainsi possible de négocier les prix et les délais, et d’obtenir des remises intéressantes sur les volumes totaux. La centralisation des demandes peut ainsi générer jusqu’à 40 % d’économies.
Automatiser les processus
L’automatisation des processus achat fait également partie des axes d’optimisation de la stratégie globale de l’entreprise. Au travers d’un système P2P (Purchase to Pay ou Procure to Pay) et de la mise en place d’un progiciel d’e-procurement, l’entreprise automatise et simplifie toutes les étapes de l’approvisionnement, faisant ainsi gagner de l’argent sur la main-d’œuvre et éliminant les risques d’erreurs de facturation et de paiement. L’automatisation des processus achats indirects grâce aux solutions digitales peut permettre une économie de plus de 50 % par rapport à un traitement entièrement manuel.
Avoir une vision globale
La centralisation et l’automatisation des achats indirects permet à l’entreprise d’obtenir une vision globale sur son approvisionnement hors production et d’ainsi :
- mieux maîtriser son budget,
- éviter les litiges et les retards de paiement,
- saisir toutes les opportunités de remises,
- détecter les éventuelles dérives fournisseurs très difficiles à percevoir sans optimisation.
Cette gestion automatisée et optimisée des achats indirects mène donc à des achats plus responsables, à une meilleure relation avec les fournisseurs et donc à d’importantes économies. En ce sens, les achats indirects représentent, selon les experts, le nouveau levier de productivité et de croissance pour les entreprises.
