Le système d’information achat, SI achat en abrégé, désigne les moyens mis en place sur les plans humain et informatique pour collecter et traiter les informations liées aux achats. Il doit être adapté aux spécificités de l’entreprise et faire le lien avec les fournisseurs. Il permet de gérer les stocks, les procédures d’achat, les prix ainsi que les marchés. Pour qu’une entreprise puisse augmenter sa productivité et sa rentabilité financière, il est essentiel que son SI achat soit optimisé et adapté à ses besoins. Comment mettre en place un système permettant une meilleure gestion des ressources et une meilleure efficacité d’achat ? Voici les clefs pour un SI achat performant et conforme aux exigences de l’entreprise.
Définir les objectifs de l’entreprise
Le SI a pour but de faciliter les différentes étapes de la procédure d’achat, d’enregistrer et de traiter les données liées aux fournisseurs, aux utilisateurs et au stock. La première étape est d’établir un cahier des charges clair mettant en avant les enjeux et les objectifs clefs à atteindre à long terme. En dématérialisant les échanges avec les fournisseurs, un bon SI doit notamment permettre à l’entreprise de réduire les coûts des achats et le temps nécessaire à chaque transaction. Le recueil et le traitement de données sur les consommations et les dépenses contribue en outre à planifier les différentes étapes et à améliorer la gestion des stocks. Chaque entreprise a ses spécificités, sa culture et sa stratégie d’achat. Il est donc nécessaire de définir des processus internes prenant en compte ses besoins particuliers. Si des processus standards existent déjà, il pourront être adaptés, voire simplifiés si possibles, avant d’être intégrés au SI achat.
Utiliser efficacement le SI achat
Un SI, même performant et optimisé, ne sera que peu intéressant si les collaborateurs sont mal formés à sa prise en main. Pour être efficace, cet outil doit être utilisé à chaque étape du processus d’achat et centraliser les différentes informations. Toutes les équipes, et en particuliers celles chargées des achats, doivent donc parfaitement le maîtriser. Pour cela, la bonne compréhension des objectifs ainsi que des avantages que le SI achat apporte est importante. De même, la communication est essentielle, et les collaborateurs ne doivent pas hésiter à faire part de leur ressenti, des réalisations qu’ils ont pu effectuer et de leurs éventuelles difficultés. Pour faciliter la transition et favoriser l’adhésion des équipes, il peut être utile de les impliquer lors de l’élaboration du SI achat. Cela leur permettra d’utiliser plus naturellement les différentes fonctionnalités de l’outil et d’être plus efficaces après le déploiement. Dans tous les cas, pour avoir un système durable, il est nécessaire de prévoir une maintenance régulière ainsi qu’un service de support aux utilisateurs.
