La gestion administrative et financière d’une entreprise pose aujourd’hui de nombreux nouveaux problèmes aux gestionnaires. Entre les décalages de facturation et les retards importants de paiement des clients et des collectivités, l’exercice est devenu une affaire qui tient plus de l’équilibrisme que de la gestion économique telle qu’on la pratiquait il y a encore vingt ans.
Les facteurs de dégradation et de perte de rentabilité
De nombreux facteurs peuvent altérer le fonctionnement quotidien d’une entreprise.
De par le manque de temps dont chacun souffre, les outils de gestion personnels dont dispose la structure (quand c’est le cas) ne sont pas utilisés : relevés de temps, plans de charge, plannings. Le groupe avance à l’aveugle sans connaitre sa disponibilité pour certaines missions ou au contraire sans réellement se rendre compte que certains salariés disposent de temps.
Certaines relances ne sont plus effectuées, les factures sont envoyées aux clients après la date limite de leur traitement mensuel. D’autres sont expédiées deux fois. La perte de temps, combinée à la perte progressive de crédibilité fragilise l’édifice que l’équipe a mis en place.
Les outils informatiques au service de l’entreprise
Il existe des solutions simples, efficaces et adaptées aux besoins spécifiques de chaque structure. Elles passent par l’utilisation d’outils comme les logiciels de type PGI (Progiciels de Gestion Intégrés) qui permettent en temps réel d’obtenir des informations importantes.
Ces solutions informatiques permettent, ainsi, de connaitre par exemple le chiffre d’affaires, le prévisionnel recette du mois, les flux de trésorerie et la charge de travail des employés, et l’on sait qu’ils constituent des indicateurs de bonne santé.
Ils sont conçus pour s’adapter à la grande diversité des situations et des activités.
D’autres proposent d’optimiser et de simplifier les démarches RH : logiciels de paie, gestion des attestations fiscales et déclarations URSSAF…
Pour des activités plus spécifiques, on trouve également sur le marché des programmes informatiques pour améliorer la gestion d’entreprise au quotidien qui s’avèrent indispensables. Pour gérer en temps réel les stocks, les relances auprès des clients, les devis et factures, ces logiciels sont incontournables pour optimiser l’activité commerciale de l’entreprise.
Ces logiciels apportent donc au quotidien un gain de temps considérable dans la gestion d’entreprise. Ils libèrent le personnel qualifié des tâches les plus chronophages et pourtant si nécessaires.
[…] Le principal but du lean management est l’utilisation de manière « juste » de toutes les ressources dont dispose l’entreprise. La formation lean permettra aux entreprises de connaître la valeur du mot juste qui se présente comme la quantité nécessaire à la réalisation d’un produit ou pour un service répondant aux besoins du client. Contrairement aux méthodes traditionnelles de réduction des coûts, le lean management a une plus grande portée puisqu’il permet de détecter tous les gaspillages ayant une répercussion sur le bon développement de l’entreprise. […]